Verifikation och affärshändelse

När en affärshändelse registreras i den löpande bokföringen så måste det finnas ett bevis för att denna skett. Detta bevis kallas verifikation.

Artikelns innehåll:

Vad är en affärshändelse?
Exempel på affärshändelser
Förtydligande av begreppet affärshändelse
Vilka affärshändelser ska bokföras?
Vad är en verifikation?
Hur skapar man en verifikation? Exempel
När ska verifikationer bokföras?
Kontantmetoden kontra faktureringsmetoden
Arkivering av verifikationer
Vanliga frågor
Ytterligare information hos Skatteverket

Vad är en affärshändelse?

Affärshändelse är ett bokföringsbegrepp. En affärshändelse motsvarar en händelse inom ett företag som har effekt på den aktuella ekonomiska ställningen eller företagets resultat.

Den lag som främst reglerar affärshändelser och verifikationer är Bokföringslag (1999:1078). Se särskilt Kapitel 5 "Löpande bokföring och verifikationer".

Exempel på affärshändelser

Följande är exempel på vanliga affärshändelser.

När företaget skickar en faktura.
När en av företagets fakturor betalas.
När en faktura mottas.
Överföring mellan två av företagets egna bankkonton.
Överföring till företagets skattekonto.
När lön betalas.

Förtydligande av begreppet affärshändelse

En affärshändelse kan vara registrerad eller uppskattad.

En registrerad affärshändelse motsvarar att det belopp som bokförs exakt motsvarar affärshändelsen.

En uppskattad affärshändelse är när det bokförda beloppet är en uppskattning av motsvarande belopp för affärshändelsen. Ett exempel på en uppskattad affärshändelse är avskrivningar, eftersom en avskrivning är en bokföringsmässig värdeminskning som motsvarar en uppskattad reell värdeminskning.

Vilka affärshändelser ska bokföras?

Alla affärshändelser ska enligt bokföringslagen (BFL) bokföras. Det ingår helt enkelt i definitionen av affärshändelse att den ska bokföras. Det vill säga om en händelse inte ska bokföras, så räknas den inte som en affärshändelse.

Exempel på en händelse som inte ska bokföras: Ett företag får en indikation på att en kund vill göra en stor order, men detaljerna gällande detta är inte säkerställda och det är inte helt säkerställt att det kommer att bli något med ordern. Detta ska inte bokföras, och motsvarar inte en affärshändelse.

Vad är en verifikation?

Alla bokförda affärshändelser måste ha ett underlag. Ett sådant underlag kallas verifikation. I verifikationen ska det finnas information om:

Den affärshändelse som verifikationen gäller, inklusive de aktuella beloppen.
När affärshändelsen ägt rum.
Motparten i affärshändelsen (i de fall en sådan finns).
De dokument som ligger till grund för affärshändelsen. Exempel ges nedan.
Övriga uppgifter som behövs för att tillräcklig information om affärshändelsen tydligt ska framgå.
Alla verifikationer ska ha ett unikt nummer kallat verifikationsnummer, vilket ska framgå på verifikationen.
När verifikationen tagits fram.

Hur skapar man en verifikation? Exempel

En verifikation ska alltså enligt listan ovan innehålla dokumentation som styrker affärshändelsen. Här ger vi exempel på sådan dokumentation:

Exempel 1: verifikation när en faktura betalats. I detta fall kan verifikationen innehålla:

Själva fakturan.
Ett bankkontoutdrag som styrker betalningen.
Verifikationsnummer.

Exempel 2: överföring mellan eget bankkonto och eget skattekonto. I detta fall kan verifikationen innehålla:

Kvitto för överföringen.
Kontoutdrag för bankkontot.
Kontoutdrag för skattekontot.
Verifikationsnummer.

När ska verifikationer bokföras?

När och hur ofta bokföring av verifikationer ska ske beror på hur stort företaget är. Huvudregeln är att bokföring ska ske så snart det är möjligt, men små företag är delvis undantagna. Läs mer här: Bokföringsprogram - Hur ofta måste man bokföra? Vanliga frågor (Startaegetinfo.se).

Kontantmetoden kontra faktureringsmetoden

Det finns två olika metoder för hur en faktura ska bokföras. Dessa är kontantmetoden och faktureringsmetoden:

Faktureringsmetoden innebär att man dels bokför fakturan när den inkommer till företaget (man bokför den då som en kostnad och en uppkommen leverantörsskuld), och dels när den betalas (vilket motsvararar en minskning av likvida medel och en minskning av leverantörsskulden). Faktureringsmetoden kallas även fakturametoden.

Kontantmetoden innebär att en faktura bokförs endast en gång, nämligen i samband med att den betalas. Kontantmetoden kallas även bokslutsmetoden och får användas av företag med en omsättning mindre än 3 miljoner.

Notera dock att obetalda fakturor alltid måste tas upp i bokföringen vid bokslut, oavsett vilken metod som används. Antag exempelvis att ett företag har januari-december som räkenskapsår, samt att en faktura inkommer 20 december, men att den betalas först 4 januari. I detta fall måste den obetalda fakturan tas upp som en leverantörsskuld i företagets balansräkning.

Arkivering av verifikationer

Det finns bestämmelser gällande på vilket sätt, i vilket format, och hur länge verifikationer ska sparas. Framförallt gäller:

Verifikationer ska sparas lätt åtkomligt och välordnat.
Verifikationer ska sparas i minst sju år från och med slutet på det räkenskapsår de gäller.
Verifikationer ska sparas säkert, och i Sverige.

Måste verifikationer arkiveras i pappersformat? När går digitala verifikationer bra?

Nya regler per 1 juli 2024: Tidigare skulle verifikationer sparas i dess ursprungliga form. Exempelvis gällde att verifikationer i form av fakturor som inkommit i digitalt form, skulle sparas digitalt, medan de som inkommit i pappersform skulle sparas i pappersform. Enligt de nya reglerna kan man spara alla verifikationer i digitalt format. Exempelvis kan ett digitalt foto av en pappersfaktura eller ett scannat kvitto i datorn användas som verifikation. Efter att en digital verifikation skapats kan det ursprungliga underlaget kastas.

Vanliga frågor

Hur rättar man en verifikation som är felaktig? Hur bokför man en verifikation utan kvitto?

För att rätta en felaktigt bokförd verifikation så kan en så kallad bokföringsorder användas. En rättad verifikation ska innehålla uppgifter om vem som rättat den, och när detta gjordes. Det ska tydligt framgå i den rättade verifikationen hur den tidigare felaktiga verifikationen såg ut.

Man kan bokföra utan kvitto. Om du tappat bort ett kvitto ska du dock som huvudregel be om ett nytt kvitto där du köpt varan eller tjänsten. Om detta inte är möjligt kan en bokföringsorder användas även för att skapa en verifikation. Notera dock att detta inte är helt accepterat ifrån ett legalt perspektiv och att man så långt som möjligt bör undvika att bokföra inköp utan kvitton. Typiskt sätt får moms inte dras av utan kvitto.

Se vår mall för bokföringsorder.

Kan man ha flera affärshändelser i samma verifikation? När får gemensam verifikation för flera affärshändelser användas?

Under vissa förutsättningar kan samma verifikation användas för flera affärshändelser. Detta gäller under vissa förutsättningar om företaget har ett stort antal kontanta försäljningar (då kan en gemensam verifikation per dag användas), eller om ett stort antal liknande affärshändelser genereras automatiskt.

Reglerna för gemensamma verifikationer är omfattande. Läs mer på Skatteverket.se (Om Gemensam verifikation).

Vad är en hänvisningsverifikation?

I vissa fall får en verifikation hänvisa till andra dokument. Detta gäller exempelvis i vissa situationer då betalningar gjorts gällande skulder (varvid hänvisning till en ursprunglig verifikation innehållandes skuldebrevet eller liknande kan göras). Det kan även i vissa fall vara acceptabelt att hänvisa till andra verifikationer exempelvis i vissa fall då olika verifikationer har samma underlag.

När en verifikation innehåller en hänvisning till andra dokument ska det tydligt framgå var de dokument som hänvisas till finns.

Ytterligare information hos Skatteverket

Ytterligare information om verifikationer och affärshändelser finns hos Skatteverket.se (Om Verifikationer).

Ambitionen är att innehållet på StartaEgetInfo.se ska vara korrekt; men mallar och information är gratis och används helt på användarens eget ansvar, och ska användas bara om tillräcklig kompetens innehas av användaren. Läs mer på länken ”Cookies, disclaimer & integritet” (längst ned).