Verifikation och affärshändelse

Affärshändelse är ett bokföringsbegrepp. En affärshändelse motsvarar en ekonomisk händelse inom ett företag som har effekt på företagets bokföringsmässiga ekonomiska ställning eller resultat. När en affärshändelse registreras i den löpande bokföringen så ska det finnas ett bevis för att affärshändelsen skett. Detta bevis kallas verifikation.

Artikelns innehåll:

Förtydligande av begreppet affärshändelse samt exempel
Registrerad eller uppskattad affärshändelse
Vad är en verifikation?
Hur skapar man en verifikation? Exempel
Kontantmetoden kontra faktureringsmetoden
Arkivering av verifikationer
Fler vanliga frågor
Ytterligare information hos Skatteverket

Förtydligande av begreppet affärshändelse samt exempel

En affärshändelse är en ekonomisk händelse eller transaktion hos företaget som har direkt påverkan på företagets tillgångar, skulder eller dess ekonomiska resultat.

Följande är exempel på vanliga affärshändelser.

Ett företag skickar en faktura.
Betalning av en faktura.
Mottagande av en faktura.
Överföring mellan två av företagets egna bankkonton.
Överföring till företagets skattekonto.
Utbetalning av lön till en anställd.
Upptagande av ett lån hos en bank.
Amortering av ett lån.
Ett företag gör en avskrivning.

Vilka affärshändelser ska bokföras? Alla affärshändelser ska enligt bokföringslagen (BFL) bokföras. Det ingår helt enkelt i definitionen av affärshändelse att den ska bokföras.

Exempel på en händelse som inte ska bokföras. Ett företag får en indikation av en kund att kunden högst troligen kommer att lägga en stor order. Detta motsvarar inte en affärshändelse och ska inte bokföras.

Registrerad eller uppskattad affärshändelse

En affärshändelse kan vara registrerad eller uppskattad.

En registrerad affärshändelse motsvarar att det belopp som bokförs exakt motsvarar affärshändelsen.

En uppskattad affärshändelse är när det bokförda beloppet är en uppskattning av motsvarande belopp för affärshändelsen. Ett exempel på en uppskattad affärshändelse är avskrivningar, eftersom en avskrivning är en bokföringsmässig värdeminskning som motsvarar en uppskattad reell värdeminskning.

Vad är en verifikation?

Alla bokförda affärshändelser måste ha ett underlag. Ett sådant underlag kallas verifikation. I verifikationen ska det finnas information om:

Den affärshändelse som verifikationen gäller, inklusive de aktuella beloppen.
När affärshändelsen inträffat.
När verifikationen tagits fram.
Motparten i affärshändelsen (i de fall en sådan finns).
De dokument som ligger till grund för affärshändelsen. Exempel ges under rubriken nedan.
Övriga uppgifter som behövs för att tillräcklig information om affärshändelsen tydligt ska framgå.
Alla verifikationer ska ha ett unikt nummer kallat verifikationsnummer, vilket ska framgå på verifikationen. Med hjälp av verifikationsnumret ska man kunna identifiera vilken post i den löpande bokföringen som verifikationen gäller.

När en affärshändelse bokförs ska verifikationsnumret noteras i den löpande bokföringen så att man enkelt kan hitta den verifikation som motsvarar varje bokförd affärshändelse.

Hur skapar man en verifikation? Exempel

En verifikation ska alltså enligt listan ovan innehålla dokumentation som styrker affärshändelsen. Här ger vi exempel på sådan dokumentation:

Exempel 1: verifikation när en faktura betalats. I detta fall kan verifikationen innehålla:

Själva fakturan.
Ett bankkontoutdrag som styrker betalningen.
Verifikationsnummer.

Exempel 2: överföring mellan eget bankkonto och eget skattekonto. I detta fall kan verifikationen innehålla:

Kvitto för överföringen.
Kontoutdrag för bankkontot.
Kontoutdrag för skattekontot.
Verifikationsnummer.

Kontantmetoden kontra faktureringsmetoden

Det finns två olika metoder för hur en faktura kan bokföras. Dessa är kontantmetoden och faktureringsmetoden:

Faktureringsmetoden innebär att man dels bokför fakturan när den inkommer till företaget (man bokför den då som en kostnad och en uppkommen leverantörsskuld), och dels när den betalas (vilket motsvararar en minskning av likvida medel och en minskning av leverantörsskulden). Faktureringsmetoden kallas även fakturametoden.

Kontantmetoden innebär att en faktura bokförs endast en gång, nämligen i samband med att den betalas. Kontantmetoden kallas även bokslutsmetoden och får användas av företag med en årlig omsättning mindre än 3 miljoner SEK.

Notera dock att obetalda fakturor alltid måste tas upp i bokföringen vid bokslut, oavsett vilken metod som används. Antag exempelvis att ett företag har januari-december som räkenskapsår, samt att en faktura inkommer 20 december, och att den betalas först 4 januari. I detta fall måste den obetalda fakturan tas upp som en leverantörsskuld i företagets balansräkning.

Arkivering av verifikationer

Det finns bestämmelser gällande på vilket sätt och hur länge verifikationer ska sparas. Framförallt gäller:

Verifikationer ska sparas lätt åtkomligt och välordnat.
Verifikationer ska sparas i minst sju år från och med slutet på det räkenskapsår de gäller.
Verifikationer ska sparas säkert, och i Sverige.

Måste verifikationer arkiveras i pappersformat? Kan man spara digitala verifikationer?

Det går bra att spara verifikationer digitalt.

Innan 1 juli 2024 skulle verifikationer sparas i dess ursprungliga format. Exempelvis gällde att verifikationer i form av fakturor som inkommit i digitalt format, skulle sparas digitalt, medan de som inkommit i pappersformat skulle sparas i pappersformat. Från och med 1 juli 2024 får man dock spara alla verifikationer i digitalt format. Exempelvis kan ett digitalt foto av en pappersfaktura eller ett scannat kvitto i datorn användas som verifikation. Efter att en digital verifikation skapats kan det ursprungliga underlaget kastas.

Fler vanliga frågor

När ska verifikationer bokföras?

När och hur ofta bokföring av verifikationer ska ske beror på hur stort företaget är. Huvudregeln är att bokföring ska ske så snart det är möjligt, men små företag är delvis undantagna. Läs mer här: Bokföringsprogram - Hur ofta måste man bokföra? Vanliga frågor (Startaegetinfo.se).

Hur rättar man en verifikation som är felaktig? Hur bokför man en verifikation utan kvitto?

För att rätta en felaktigt bokförd verifikation så kan en så kallad bokföringsorder användas. En rättad verifikation ska innehålla uppgifter om vem som rättat den, och när detta gjordes. Det ska tydligt framgå i den rättade verifikationen hur den tidigare felaktiga verifikationen såg ut.

Man kan bokföra utan kvitto. Om du tappat bort ett kvitto ska du dock som huvudregel be om ett nytt kvitto där du köpt varan eller tjänsten. Om detta inte är möjligt kan en bokföringsorder användas även för att skapa en verifikation. Notera dock att detta inte är helt accepterat ifrån ett juridiskt perspektiv och att man så långt som möjligt bör undvika att bokföra inköp utan kvitton. Vanligtvis ska moms inte dras av utan kvitto.

Se vår mall för bokföringsorder.

Kan man ha flera affärshändelser i samma verifikation? När får gemensam verifikation för flera affärshändelser användas?

Under vissa förutsättningar kan samma verifikation användas för flera affärshändelser. Detta gäller under vissa förutsättningar om företaget har ett stort antal kontanta försäljningar (då kan en gemensam verifikation per dag användas), eller om ett stort antal liknande affärshändelser genereras automatiskt.

Reglerna för gemensamma verifikationer är omfattande. Läs mer på Skatteverket.se (Om gemensam verifikation).

Vad är en hänvisningsverifikation?

I vissa fall får en verifikation hänvisa till andra dokument. Detta gäller exempelvis i vissa situationer då betalningar gjorts gällande skulder, varvid hänvisning till en ursprunglig verifikation innehållandes skuldebrevet eller liknande kan göras. Det kan även i vissa fall vara acceptabelt att hänvisa till andra verifikationer exempelvis i vissa fall då olika verifikationer har samma underlag.

När en verifikation innehåller en hänvisning till andra dokument ska det tydligt framgå var de dokument som hänvisas till finns.

Vilken lag reglerar affärshändelser och verifikationer?

Den lag som främst reglerar affärshändelser och verifikationer är Bokföringslag (1999:1078). Se särskilt Kapitel 5 "Löpande bokföring och verifikationer".

Ytterligare information hos Skatteverket

Ytterligare information om verifikationer och affärshändelser finns hos Skatteverket.se (Om Verifikationer).

Ambitionen är att innehållet på StartaEgetInfo.se ska vara korrekt; men mallar och information är gratis och används helt på användarens eget ansvar, och ska användas bara om tillräcklig kompetens innehas av användaren. Läs mer på länken ”Cookies, disclaimer & integritet” (längst ned).