Utvecklingssamtal – manual och mall

Utvecklingssamtalet, även kallat medarbetarsamtal, är en central del i arbetet med medarbetarutveckling. Ett utvecklingssamtal hålls vanligen mellan den anställde och dess närmsta chef. Många organisationer har årliga utvecklingssamtal med tillhörande uppföljning.

Artikelns innehåll

Utvecklingssamtalets syften
Mallens innehåll
Manual och tips för utvecklingssamtalet
Hur lång tid bör ett utvecklingssamtal ta?
Bör man prata om lön på utvecklingssamtal?
Mall för utvecklingssamtal. Laddas ned utan kostnad och utan krav på registrering, i Word- eller PDF-format.

Utvecklingssamtalets syften

Utvecklingssamtalet har två huvudsyften:

Utvecklingssamtalet syftar till att ta reda på hur den anställde trivs på sitt jobb. Exempelvis gällande arbetsuppgifter, kollegor, utvecklingsmöjligheter, arbetsmiljö och så vidare.
Utvecklingssamtalet syftar också till att ta reda på hur den anställde sköter sina arbetsuppgifter, och hur den anställde utvecklas på arbetsplatsen.

Mallens innehåll

Utvecklingssamtalet besvarar en rad centrala frågor som underlättar dels arbetet med att göra arbetsplatsen mer välfungerande och trivsam, och dels arbetet med att öka de anställdas effektivitet.

Ett sätt att använda utvecklingssamtalsmallen (laddas ned längre ned i artikeln) är att den anställde förbereder sig för utvecklingssamtalet genom att fundera igenom frågorna i mallen, och sedan diskuteras dessa under utvecklingssamtalet.

Den anställde, eller dess chef, kan under mötet anteckna svar på det som diskuteras utifrån mallen under utvecklingssamtalet.

Mallen börjar med att den anställde ger sin syn på verksamheten under det gångna året (sedan senaste utvecklingssamtalet).
Sedan ombeds den anställde att diskutera om denne uppnått de mål som motsvarar dennes arbetsuppgifter, och om dessa mål är tydligt definierade.
Nästa fråga gäller vad som den anställde uppfattar som mest och minst givande i arbetet.
Nästkommande frågor gäller om den anställde har förslag gällande dels förbättring av den anställdes prestation, och dels hur verksamheten kan underlätta en sådan förbättring.
Sedan avhandlas ansvar för, och fördelning av, arbetsuppgifter.
Efter detta diskuteras den kollegiala stämningen och relationer till olika chefer.
Sedan avhandlas om den anställde får tillräcklig feedback, om arbetsuppgifterna är meningsfulla, och hur den anställde trivs på arbetsplatsen mer allmänt.
Till sist diskuteras förväntningar inför framtiden och eventuellt sådant den anställde själv vill ta upp.

Manual och tips för utvecklingssamtalet

Följande instruktioner och tips gäller främst den som leder utvecklingssamtalet (vanligtvis en chef). Texten kan även läsas av anställda för att få en inblick i utvecklingssamtalets syfte.

Vad vill du få ut av utvecklingssamtalet? Börja med att fundera igenom vad du vill få ut av utvecklingssamtalet.

Den anställdes utgångpunkt. Fundera igenom hur du tror att den anställde uppfattar arbetsplatsen, den anställdes arbetsinsats, och det som utvecklingssamtalet är tänkt att handla om.

Ledord för ett konstruktivt utvecklingssamtal. Ett konstruktivt utvecklingssamtal bör, från både parters perspektiv, vara: (i) enkelt, (ii) direkt, (iii) tydligt, (iv) ärligt, (v) respektfullt, och (vi) personligt.

Börja och avsluta ytligt och trevligt. Inled utvecklingssamtalet på ett ytligt och trevligt sätt. Man kan exempelvis börja med att prata om vädret eller liknande. Efter detta kan utvecklingssamtalets egentliga innehåll avhandlas, och man kan bli mer och mer personlig och detaljerad (se texten nedan). Utvecklingssamtalet bör avslutas på ett mer ytligt sätt, med allmänna trevligheter.

Börja med positiva aspekter. Fokusera genomgående på både positiva och negativa aspekter. Försök att alltid sätta dig in i den anställdes situation, och visa hänsyn och respekt.

Konkret bakgrund. Ge en konkret utgångspunkt till utvecklingssamtalet. Beskriv tydligt dina observationer av den anställdes arbete. Ge tydliga och konkreta exempel.

Löpande dialog. Säkerställ att ni är överens om sakförhållanden. Se till att den anställde kontinuerligt medverkar i samtalet. För att komma framåt i att ändra beteenden och förbättra arbetsinsatser, så krävs att båda parter är överens om hur den anställdes arbetsinsats ska beskrivas.

Fokusera på beteenden. Fokusera på den anställdes beteenden, och inte på personliga egenskaper. Exempel: Om den anställde ofta kommer för sent prata då om just detta, med konkreta exempel. Fokusera inte på egenskaper som exempelvis att personen är oansvarig eller lat. Glöm inte att även ge positiva exempel.

Positiva avsikter. Var noga med att tydligt uttrycka att avsikten med utvecklingssamtalet är att det ska leda till positiva konsekvenser, dels för organisationen, men även för den anställde.

Konkreta konsekvenser av den anställdes arbete. Beskriv tydligt, och med flera representativa exempel, hur den anställdes arbete har påverkan och betydelse för organisationen. Fokusera båda på positiva och negativa aspekter. Försök att alltid sätta dig in i den anställdes situation, och visa hänsyn och respekt.

Konkreta förslag på förbättring. Utvecklingssamtalet bör i en positiv anda handla om hur den anställde kan förbättra sin prestation framåt. Var konkret och fokusera på möjligheter. Visa att du tror att den anställde kan förbättra sin arbetsinsats.

Sammanfatta tillsammans. Avsluta mötets innehåll genom att sammanfatta vad ni pratat om, och vad ni ska göra framåt i tiden.

Dokumentation och uppföljning. Dokumentera vad som framkommit under mötet, och vad ni kommit överens om. Följ upp detta vid kommande utvecklingssamtal.

Hur lång tid bör ett utvecklingssamtal ta?

Hur lång tid ett utvecklingssamtal ska ta är individuellt. Det är vanligt att boka in 1 timme för ett utvecklingssamtal, men även 30 minuter kan vara rimligt.

Bör man prata om lön på utvecklingssamtal?

Ibland är upplägget att ett företag har ett utvecklingssamtal samt ett separat lönesamtal. I detta fall är det rimligt att inte fokusera på lön under utvecklingssamtalet. Om inget separat lönesamtal hålls, är det rimligt att diskutera lön under utvecklingssamtalet.

Här finns mallen för utvecklingssamtal

Mallen för utvecklingssamtal laddas i Word eller PDF via länkarna under bilden nedan.

Länk utvecklingssamtalsmall (Word)

Länk utvecklingssamtalsmall (PDF)