Mall och skriv-manual för mötesprotokoll

Ett mötesprotokoll beskriver punkt för punkt vad som avhandlats under ett möte. De flesta mötesprotokoll för formella möten skrivs på mer eller mindre samma sätt, och vår mall för mötesprotokoll är utformad i enlighet med detta.

Artikelns innehåll

Relation mellan dagordning och mötesprotokoll
Mötesprotokoll i praktiken
Justeringsmannens roll
Skriv-manual för mötesprotokoll
Gratis mall för mötesprotokoll (Word och PDF)

Relation mellan dagordning och mötesprotokoll

En dagordning beskriver vilka punkter som planeras att avhandlas under ett möte. Det är vanligt att mötesdeltagarna får tillgång till dagordningen i god tid innan mötet.

Under mötets gång för mötets sekreterare protokoll gällande främst vad som beslutas under mötet. Begreppet sekreterare är i detta fall alltså synonymt med protokollförare.

Läs även om:

Mötesprotokoll i praktiken

Sekreterarens roll under mötet är att föra protokoll, det vill säga att anteckna vad som beslutas under mötet, samt andra saker av vikt som sagts under mötet. Detta går i praktiken till så att sekreteraren gör anteckningar under mötets gång, och sedan skriver sekreteraren klart mötesprotokollet efter mötet.

Det färdiga mötesprotokollet tas fram genom att sekreteraren under varje enskild mötespunkt skriver ned vad som sagts och beslutats gällande just den punkten.

När mötesprotokollet är färdigt ska det vanligtvis först justeras av en eller flera justeringspersoner, och sedan skickas till samtliga deltagare i god tid innan nästa möte.

Justeringsmannens roll

En justeringsman, även kallad justeringsperson, är en person som kontrollerar riktigheten i det mötesprotokoll som sekreteraren skrivit. Detta kallas att justeringsmannen justerar protokollet. Syftet med detta är att minska risken för att sekreteraren missat eller missförstått något gällande vad som beslutats under mötet.

Efter att ha granskat mötesprotokollet så skriver justeringsmannen under mötesprotokollet och godkänner därmed riktigheten i protokollet.

Om justeringsmannen finner att protokollet inte är i enlighet med vad som beslutats under mötet, så kan sekreteraren ändra i protokollet om denne håller med justeringsmannen. I annat fall får saken tas upp med övriga deltagare på mötet, och eventuellt får ärendet behandlas igen under nästkommande möte. Oenigheter av detta slag kan i förekommande fall beskrivas i det aktuella mötesprotokollet.

Skriv-manual för mötesprotokoll

Ett mötesprotokoll ska punkt för punkt beskriva vad som skett under ett möte. Vår mall ger en tydlig struktur för mötesprotokollet, och punkterna nedan utgör en manual för hur mallen används för att skriva ett mötesprotokoll.

Mötets öppnande. Mötet öppnas vanligtvis av mötets ordförande som sedan leder mötet. I styrelsemöten för aktiebolag är det vanligtvis styrelseordföranden som är mötets ordförande.

Val av protokollförare/sekreterare. Här antecknas vem eller vilka som valts som mötets sekreterare.

Val av justeringspersoner. Här antecknas vem eller vilka som valts till justeringspersoner.

Kontroll av de närvarande. En formell uppräkning av de närvarande görs vanligtvis. Här antecknas vilka som närvarar enligt denna uppräkning.

Godkännande av föregående mötesprotokoll. Mötets deltagare har i förväg fått tillgång till mötesprotokollet ifrån föregående möte, och de får vanligtvis ta ställning till om de godkänner detta mötesprotokoll eller inte. Om mötesprotokollet inte godkänns direkt innebär det vanligen att någon mötesdeltagare vill lägga till något till föregående mötesprotokoll, och att det efter detta kan godkännas. Här antecknas detaljer om detta.

Planerade ärenden. Ett planerat ärende är ett ärende som finns med i mötets dagordning. Här antecknas vad som beslutats för varje enskilt planerat ärende.

Nya ärenden. Ett nytt ärende är ett ärende som avhandlas under mötet men som inte fanns med i mötets dagordning. Här antecknas vad som beslutats för varje enskilt nytt ärende.

Bordlagda ärenden. Ett bordlagt ärende är ett ärende som var planerat enligt mötets dagordning, men där inga beslut fattades under mötet. Här antecknas vilka ärenden som bordlades under mötet.

Plats och tid för nästa möte. I slutet av mötet bestäms vanligtvis när och var nästa möte ska hållas. Detaljer om detta antecknas här.

Avslutning av mötet. Mötet avslutas vanligtvis formellt av ordföranden. Detta antecknas vanligtvis mycket kortfattat i mötesprotokollet.

Underskrifter. Mötesprotokollet skrivs under av mötets protokollförare och justeringspersoner, och eventuellt även av ordföranden.

Gratis mall för mötesprotokoll (Word och PDF)

Mallen för mötesprotokoll laddas ned via länkarna under bilden nedan. Mallen är anpassad för styrelsemöten, men kan enkelt justeras för att passa andra typer av formella möten.

Länk till mötesprotokollsmall (Word)

Länk till mötesprotokollsmall (PDF)

Ambitionen är att innehållet på StartaEgetInfo.se ska vara korrekt; men mallar och information är gratis och används helt på användarens eget ansvar, och ska användas bara om tillräcklig kompetens innehas av användaren. Läs mer på länken ”Cookies, disclaimer & integritet” (längst ned).